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SEKADA
Profi-Tipps für effizientes Arbeiten im Büro| | | | | | Diese 8 Tipps erleichtern E-Mail-Empfängern das Lesen der NachrichtenLiebe Leserin, lieber Leser,
wenn Sie sich beim Verfassen von E-Mails an die Regeln des Briefeschreibens halten, sind Sie immer auf der sicheren Seite. Kennen Sie den Empfänger nicht genau, schreiben Sie formell, aber modern und freundlich. Dann wird Ihre Botschaft auch so aufgefasst, und Sie vermeiden Missverständnisse. E-Mails dienen dem schnellen Austausch von Informationen. Nutzen Sie deshalb die folgenden Tipps und ermöglichen Sie Ihren Empfängern ein leichtes und schnelles Lesen.
1. Sprechen Sie den Empfänger persönlich an
Schreiben Sie in der Anrede den Namen des Empfängers. So kann er auf den ersten Blick erkennen, dass die E-Mail an ihn direkt gerichtet ist. Verzichten Sie auf allgemeine Anreden, wie beispielsweise „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Liebe Kolleginnen und Kollegen“. Diese Anreden erwecken den Eindruck einer Rundmail und werden entweder gar nicht gelesen oder nur überflogen.
2. Heben Sie Textstellen hervor
Wenn Sie Textstellen hervorheben wollen, verzichten Sie auf die Großschreibung. Sie ist für das Auge schlechter wahrnehmbar und führt zu einer Leseverzögerung. Markieren Sie Textstellen lieber mit Fettdruck oder nutzen Sie dafür die Kursivschrift. Wenn Ihnen der Effekt noch nicht ausreicht, wählen Sie einfach eine größere Schrift für diese Textpassagen. Der Empfänger Ihrer E-Mail sollte durch Hervorhebungen wichtige Angaben oder Termine sofort erkennen können.
3. Vergeben Sie Prioritäten sinnvoll
Sie können Ihre E-Mail als „Wichtig“ kennzeichnen. Sie ist dann beim Empfänger mit einem roten Ausrufezeichen versehen. Achten Sie darauf, dass Sie nur wirklich wichtige E-Mails so markieren. Andernfalls nutzt sich dieses Stilmittel ab und führt dazu, dass der Empfänger nach einiger Zeit Ihre Nachrichten nicht mehr bevorzugt bearbeitet. | | |
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| | 4. Verwenden Sie Empfangsbestätigungen nur bei wichtigen E-Mails
Es gehört zu den E-Mail-Unsitten, jede Nachricht mit einer Empfangsbestätigung zu versenden. Bewerten Sie das in etwa so: Hätte es negative Folgen, wenn diese E-Mail gerade jetzt verloren ginge oder nicht beachtet würde, können Sie eine Empfangsbestätigung einholen. Die Wichtigkeit ist vergleichbar mit einem Brief, den Sie per Einschreiben versenden.
5. Verzichten Sie auf fantasievolle Abkürzungen
E-Mails sollen kurz gefasst sein und schnell gelesen werden können – doch vergessen Sie dabei nie Stil und Etikette. Allzu viele Abkürzungen erwecken leicht den Eindruck, Ihnen wäre das Ausschreiben lästig. Ein „MfG“ wirkt unhöflich und schreibfaul. Gibt es Abkürzungen, die in Ihrem Unternehmen als Standard verwendet werden? Verzichten Sie in E-Mails an Außenstehende darauf. Jemand, der nicht tagtäglich damit arbeitet, kennt sie entweder nicht oder muss sehr lange darüber nachdenken. Das wiederum geht zulasten der Lesegeschwindigkeit. Bleiben Sie bei den wenigen Standardabkürzungen – wie z. B., usw., ggf. … – mehr nicht!
6. Formulieren Sie auch bei kurzen Sätzen höflich
Der gute Kommunikationsstil in Ihren Briefen sollte sich auch in jeder Ihrer E-Mails wiederfinden. Bleiben Sie deshalb auch in kurzen Sätzen höflich – so viel Zeit muss sein!
7. Erleichtern Sie dem Empfänger jeden gewünschten Kontakt
Verwenden Sie immer eine Signatur, damit der Empfänger nicht lange nach Ihren Daten suchen muss. Er entscheidet, ob er Sie anruft, Ihnen einen Brief schreibt oder im E-Mail-Programm auf „Antworten“ drückt. Dank der Signatur kann er auf alle Daten in Sekundenschnelle zugreifen.
8. Teilen oder zippen Sie Anhänge
Wichtig ist für Sie, dass Ihre E-Mail schnellstmöglich ankommt. Bedenken Sie, dass Anhänge, die größer als 2 MB sind, häufig nicht bei Ihrem Empfänger landen. Sie werden aufgrund ihrer Größe geblockt. Dadurch wird verhindert, dass Server durch übergroße E-Mails lahmgelegt werden. Wenn Sie viele Anhänge haben, versenden Sie sie in mehreren E-Mails oder komprimieren Sie sie in Zip-Ordnern.
Extra-Tipp:
Wenn im Verlauf einer E-Mail-Unterhaltung ein Sachverhalt bei der zweiten Antwort immer noch nicht klar ist, führen Sie ein Telefongespräch. Alle weiteren E-Mails würden den Vorfall verkomplizieren und Unbehagen auf beiden Seiten auslösen. Manche Dinge lassen sich schneller und einfacher am Telefon klären.
Zum Telefon sollten Sie auch greifen, wenn Sie dringend auf eine Antwort warten, jedoch keine Reaktion erhalten. Nicht jeder sitzt permanent vor dem Computer und ruft seine E-Mails ab. |
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Johanna Schlamp-Ogawa
Bereichsleitung „Sekada – Kompetenz für Sekretärinnen“ |
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Diese 8 Tipps erleichtern E-Mail-Empfängern das Lesen der NachrichtenLiebe Leserin, lieber Leser,
wenn Sie sich beim Verfassen von E-Mails an die Regeln des Briefeschreibens halten, sind Sie immer auf der sicheren Seite. Kennen Sie den Empfänger nicht genau, schreiben Sie formell, aber modern und freundlich. Dann wird Ihre Botschaft auch so aufgefasst, und Sie vermeiden Missverständnisse. E-Mails dienen dem schnellen Austausch von Informationen. Nutzen Sie deshalb die folgenden Tipps und ermöglichen Sie Ihren Empfängern ein leichtes und schnelles Lesen.
1. Sprechen Sie den Empfänger persönlich anSchreiben Sie in der Anrede den Namen des Empfängers. So kann er auf den ersten Blick erkennen, dass die E-Mail an ihn direkt gerichtet ist. Verzichten Sie auf allgemeine Anreden, wie beispielsweise „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Liebe Kolleginnen und Kollegen“. Diese Anreden erwecken den Eindruck einer Rundmail und werden entweder gar nicht gelesen oder nur überflogen.
2. Heben Sie Textstellen hervorWenn Sie Textstellen hervorheben wollen, verzichten Sie auf die Großschreibung. Sie ist für das Auge schlechter wahrnehmbar und führt zu einer Leseverzögerung. Markieren Sie Textstellen lieber mit Fettdruck oder nutzen Sie dafür die Kursivschrift. Wenn Ihnen der Effekt noch nicht ausreicht, wählen Sie einfach eine größere Schrift für diese Textpassagen. Der Empfänger Ihrer E-Mail sollte durch Hervorhebungen wichtige Angaben oder Termine sofort erkennen können.
3. Vergeben Sie Prioritäten sinnvollSie können Ihre E-Mail als „Wichtig“ kennzeichnen. Sie ist dann beim Empfänger mit einem roten Ausrufezeichen versehen. Achten Sie darauf, dass Sie nur wirklich wichtige E-Mails so markieren. Andernfalls nutzt sich dieses Stilmittel ab und führt dazu, dass der Empfänger nach einiger Zeit Ihre Nachrichten nicht mehr bevorzugt bearbeitet.
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4. Verwenden Sie Empfangsbestätigungen nur bei wichtigen E-MailsEs gehört zu den E-Mail-Unsitten, jede Nachricht mit einer Empfangsbestätigung zu versenden. Bewerten Sie das in etwa so: Hätte es negative Folgen, wenn diese E-Mail gerade jetzt verloren ginge oder nicht beachtet würde, können Sie eine Empfangsbestätigung einholen. Die Wichtigkeit ist vergleichbar mit einem Brief, den Sie per Einschreiben versenden.
5. Verzichten Sie auf fantasievolle AbkürzungenE-Mails sollen kurz gefasst sein und schnell gelesen werden können – doch vergessen Sie dabei nie Stil und Etikette. Allzu viele Abkürzungen erwecken leicht den Eindruck, Ihnen wäre das Ausschreiben lästig. Ein „MfG“ wirkt unhöflich und schreibfaul. Gibt es Abkürzungen, die in Ihrem Unternehmen als Standard verwendet werden? Verzichten Sie in E-Mails an Außenstehende darauf. Jemand, der nicht tagtäglich damit arbeitet, kennt sie entweder nicht oder muss sehr lange darüber nachdenken. Das wiederum geht zulasten der Lesegeschwindigkeit. Bleiben Sie bei den wenigen Standardabkürzungen – wie z. B., usw., ggf. … – mehr nicht!
6. Formulieren Sie auch bei kurzen Sätzen höflich Der gute Kommunikationsstil in Ihren Briefen sollte sich auch in jeder Ihrer E-Mails wiederfinden. Bleiben Sie deshalb auch in kurzen Sätzen höflich – so viel Zeit muss sein!
7. Erleichtern Sie dem Empfänger jeden gewünschten KontaktVerwenden Sie immer eine Signatur, damit der Empfänger nicht lange nach Ihren Daten suchen muss. Er entscheidet, ob er Sie anruft, Ihnen einen Brief schreibt oder im E-Mail-Programm auf „Antworten“ drückt. Dank der Signatur kann er auf alle Daten in Sekundenschnelle zugreifen.
8. Teilen oder zippen Sie AnhängeWichtig ist für Sie, dass Ihre E-Mail schnellstmöglich ankommt. Bedenken Sie, dass Anhänge, die größer als 2 MB sind, häufig nicht bei Ihrem Empfänger landen. Sie werden aufgrund ihrer Größe geblockt. Dadurch wird verhindert, dass Server durch übergroße E-Mails lahmgelegt werden. Wenn Sie viele Anhänge haben, versenden Sie sie in mehreren E-Mails oder komprimieren Sie sie in Zip-Ordnern.
Extra-Tipp:
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