4. Verwenden Sie Empfangsbestätigungen nur bei wichtigen E-MailsEs gehört zu den E-Mail-Unsitten, jede Nachricht mit einer Empfangsbestätigung zu versenden. Bewerten Sie das in etwa so: Hätte es negative Folgen, wenn diese E-Mail gerade jetzt verloren ginge oder nicht beachtet würde, können Sie eine Empfangsbestätigung einholen. Die Wichtigkeit ist vergleichbar mit einem Brief, den Sie per Einschreiben versenden.
5. Verzichten Sie auf fantasievolle AbkürzungenE-Mails sollen kurz gefasst sein und schnell gelesen werden können – doch vergessen Sie dabei nie Stil und Etikette. Allzu viele Abkürzungen erwecken leicht den Eindruck, Ihnen wäre das Ausschreiben lästig. Ein „MfG“ wirkt unhöflich und schreibfaul. Gibt es Abkürzungen, die in Ihrem Unternehmen als Standard verwendet werden? Verzichten Sie in E-Mails an Außenstehende darauf. Jemand, der nicht tagtäglich damit arbeitet, kennt sie entweder nicht oder muss sehr lange darüber nachdenken. Das wiederum geht zulasten der Lesegeschwindigkeit. Bleiben Sie bei den wenigen Standardabkürzungen – wie z. B., usw., ggf. … – mehr nicht!
6. Formulieren Sie auch bei kurzen Sätzen höflich Der gute Kommunikationsstil in Ihren Briefen sollte sich auch in jeder Ihrer E-Mails wiederfinden. Bleiben Sie deshalb auch in kurzen Sätzen höflich – so viel Zeit muss sein!
7. Erleichtern Sie dem Empfänger jeden gewünschten KontaktVerwenden Sie immer eine Signatur, damit der Empfänger nicht lange nach Ihren Daten suchen muss. Er entscheidet, ob er Sie anruft, Ihnen einen Brief schreibt oder im E-Mail-Programm auf „Antworten“ drückt. Dank der Signatur kann er auf alle Daten in Sekundenschnelle zugreifen.
8. Teilen oder zippen Sie AnhängeWichtig ist für Sie, dass Ihre E-Mail schnellstmöglich ankommt. Bedenken Sie, dass Anhänge, die größer als 2 MB sind, häufig nicht bei Ihrem Empfänger landen. Sie werden aufgrund ihrer Größe geblockt. Dadurch wird verhindert, dass Server durch übergroße E-Mails lahmgelegt werden. Wenn Sie viele Anhänge haben, versenden Sie sie in mehreren E-Mails oder komprimieren Sie sie in Zip-Ordnern.
Extra-Tipp:
Wenn im Verlauf einer E-Mail-Unterhaltung ein Sachverhalt bei der zweiten Antwort immer noch nicht klar ist, führen Sie ein Telefongespräch. Alle weiteren E-Mails würden den Vorfall verkomplizieren und Unbehagen auf beiden Seiten auslösen. Manche Dinge lassen sich schneller und einfacher am Telefon klären.
Zum Telefon sollten Sie auch greifen, wenn Sie dringend auf eine Antwort warten, jedoch keine Reaktion erhalten. Nicht jeder sitzt permanent vor dem Computer und ruft seine E-Mails ab. |
