Wanneer formeel en wanneer informeel schrijven?

E-zine met adviezen om wervend en overtuigend te schrijven, zodat je meer klanten aantrekt.

Beste Voornaam,
De schrijftaal verandert de laatste jaren enorm. We schrijven directer, maken kortere zinnen en gebruiken gemakkelijke woorden als we schrijven op social media. Of als we een appje sturen.
Misschien vraag je je af of je deze toon kunt doorzetten als je een of offerte schrijft. Of moet je dan juist wel weer wat meer afstand nemen en formeler schrijven?
Hoe vind je nu de juiste toon voor jouw zakelijk tekst? In het artikel van deze maand lees je 5 vragen die je helpen te bepalen of een formele, een informele, of misschien toch een neutrale toon het beste is voor jouw tekst.
Heb je er vragen over? Stel ze gerust op mijn blog. Ik antwoord altijd.
Veel lees- en schrijfplezier!


Suzanne Meijles

Lang geleden schreef ik een blog over of je moet kiezen voor ‘u’ of ‘je’ op je website. Maar hoe zit het met andere teksten? Wanneer kies je voor een formele en wanneer voor een informele toon?
Het antwoord is niet simpel, maar als je de volgende vragen beantwoordt voordat je gaat schrijven, kom je vast tot de juiste beslissing.


Vraag 1: Wie is je lezer?
Een vraag die je bij elke tekst moet beantwoorden: voor wie schrijf je? Dat bepaalt voor een groot deel of je formeel of informeel schrijft. Je schrijft immers niet voor jezelf, maar voor ‘hem’. Die ideale lezer.

Er zijn waarschijnlijk weinig jongeren zijn die het erg vinden als je hen met ‘je’ aanspreekt, maar onder 50+’ers is de kans groter dat je iemand treft die je antwoordt ‘dat jullie toch niet met elkaar hebben geknikkerd’.

Daarnaast is het vooral van belang welke band je met je lezer hebt. Kennen jullie elkaar? Dan schrijf je waarschijnlijk informeler dan als je elkaar nog nooit gezien hebt.

Als je spreekt, schakel je ook in toon. Bij een eerste ontmoeting praat je anders met een gesprekspartner dan als je een oude vriend tegenkomt. Zo werkt het ook als je schrijft.


Vraag 2: Wat is het doel van de tekst?
Schrijf je een brief waarmee je je verhuurder laat weten het je je huurcontract wilt opzeggen? Of wil je klanten enthousiasmeren om naar de klantendag te komen?
Een tekst die als doel heeft lezers te enthousiasmeren of te overtuigen, is in de regel (iets) informeler dan teksten die puur informatief zijn.

Vraag 3: Wie ben jij?
Je denkt ook na over hoe je – als afzender – wilt overkomen. Ben je een jonge vormgever, dan verwacht de lezer waarschijnlijk een informelere toon van je dan als je namens een advocatenkantoor schrijft. De juiste toon heeft dus niet alles te maken met leeftijd, eerder met context.

Vraag 4: Welk medium gebruik je om te schrijven?
Een formele What’sApp is gek. Net zo gek als het zou zijn als een informele brief van de gemeente over het herinrichten van de straat waar je woont.
Bij een informeel medium past een informele toon. Een e-mail is informeler dan een brief. Een What’sApp is informeler dan een e-mail.

Vraag 5: Wat versta jij precies onder formeel of informeel schrijven?
De hamvraag is misschien wel wat jij vindt wat formeel of informeel schrijven is. Het is niet per definitie zo dat een een tekst waarin je ‘u’ gebruikt direct formeel is en een tekst met ‘je’ informeel. Natuurlijk doet de aanspreekvorm iets met de tekst, maar niet alles.
Ook de woorden die je kiest, maken de tekst formeel of informeel. Het woord 'echter' bijvoorbeeld is een echt schrijfwoord. Er zijn maar weinig mensen die het woord gebruiken als ze spreken. Daarmee wil ik niet zeggen dat je zou moeten schrijven zoals je praat. Maar een tekst wordt vaak wel leesbaarder als je 'opgepoetste spreektaal' gebruikt. Dus liever 'maar' dan 'echter', en liever 'als' dan 'indien'.
Hoe zien deze vragen eruit als je ze toepast op bijvoorbeeld een offerte?

Een voorbeeld van een formele intro in een offertetekst:
Geachte heer De Vries,
Naar aanleiding van ons prettige onderhoud d.d. 24 oktober jl. doe ik u de offerte toekomen inzake project X.


Hetzelfde voorbeeld maar dan informeel:
Hallo Piet,
Wat een tof gesprek hadden we met elkaar afgelopen maandag over project X! De offerte met wat we voor jullie kunnen doen, zit in de bijlage.

Ik denk dat er ook nog een derde variant is, die je vrijwel altijd kunt gebruiken: de zakelijk-neutrale toon:
Beste Piet,
Afgelopen maandag 24 oktober, spraken wij over project X. Je vertelde ons over de uitdagingen die jullie in dit project zien. We denken graag met jullie mee. In de bijlage vind je de offerte met ons plan van aanpak.

Of, dezelfde tekst maar dan in de ‘u’-vorm:
Geachte heer De Vries,
Afgelopen maandag 24 oktober, spraken wij over project X. U vertelde ons over de uitdagingen die ADBC in dit project ziet. We denken graag met u mee. In de bijlage vindt u de offerte met ons plan van aanpak.

Nu leggen we de vragen naar de laatste versie
Als je de vragen uit dit artikel naast de laatste versie(s) legt, dan krijg je de volgende antwoorden:
Vraag 1: Wie is hier de lezer? – dat is niet helemaal duidelijk. In ieder geval Piet de Vries met wie je het gesprek hebt gehad. Maar offertes leven in organisaties vaak een eigen leven: die worden doorgestuurd. Naar managers, naar beslissers. Dan is een informele toon misschien niet zo handig. Dan denken ze misschien dat er sprake is van handel onder vriendjes.

Vraag 2: Wat is het doel van de tekst? – het doel is de lezer te overtuigen. In de eerste plaats te overtuigen om door te lezen. In de tweede plaats om je voorstel aan te nemen. Enthousiasme is dus wel op z’n plaats. Een heel formele toon (zoals in het eerste voorbeeld) mist dat enthousiasme.

Vraag 3: Wie ben jij? – Je ziet jezelf als een zakelijk partner van de organisatie van De Vries. Je wilt in een offerte graag deskundig overkomen en vertrouwen wekken. Te joviaal taalgebruik (zoals in het tweede voorbeeld) is dan minder gepast.

Vraag 4: Welk medium gebruik je om te schrijven? – een offerte is een officieel document. Steeds vaker worden offertes digitaal verstuurd, maar wel als pdf, zodat het er op een beeldscherm ook uitziet als een brief. Ik denk dat een zakelijke toon hier op zijn plaats is.

Kortom, een zakelijk-neutrale toon met een vleugje enthousiasme lijkt me hier de beste keus.

Bij welke teksten twijfel jij wel eens of je formeel of informeel moet schrijven? Laat het me weten in de opmerkingen onder mijn blog, dan denk ik graag met je mee.

© Suzanne Meijles
Nog meer tips?
Wil je meer schrijftips? Bestel dan Een beetje Beroemd. Hoofdstuk 3 gaat over het schrijven voor je lezer.

ProTaal
leert je hoe je zelf overtuigende teksten schrijft waarmee je meer klanten aantrekt

Schepenstraat 86B
3039 NM Rotterdam
mail me
010-465 77 75 (spreek een boodschap in als ik niet opneem, of stuur een e-mail, dan bel ik je graag terug)