Is deze nieuwsbrief onleesbaar? Klik hier om de nieuwsbrief online te lezen.

MT

maandag 30 juli 2018

Betere leiders maken een betere wereld

Vandaag op mt.nl

Takeaway.com neemt Israëlische 10bis over – Wederom topman weg bij Fonterra

En verder: Social media bedrijven hebben het zwaar; Stefanie Wurst nieuwe directeur BMW Group Nederland en Nieuwe CFO voor Beter Bed. Check het nieuws

En verder: Social media bedrijven hebben het zwaar; Stefanie Wurst nieuwe directeur BMW Group Nederland en Nieuwe CFO voor Beter Bed.
 

Zo kom je verder in je carrière als je baas je niet helpt

Sommige bazen steken veel moeite in de ambities en talenten van hun werknemers en helpen ze hun dromen te realiseren. Maar de meesten van ons hebben dat geluk niet. Hoe kom je dan vooruit? Lees verder

baas helpt niet verder in je carrière MT
 
Advertorial

Topgrading: zó werf je de beste mensen

Wil jij groeien met jouw bedrijf? Dan zijn de beste mensen op de juiste plek cruciaal. Kom naar de workshop Topgrading om medewerkers succesvol te werven, te selecteren en te ontwikkelen.

 Schrijf je in 
 

Businessboeken in augustus: hyperfocus en wat is de toekomst van Google?

Zie jij door alle managementboekbomen het bos nog? Management Team maakt iedere maand een schifting in de stapels uitgekomen boeken. Lees de boekenlijst

Zie jij door alle managementboekbomen het bos nog? Management Team maakt iedere maand een schifting in de stapels uitgekomen boeken.
 

Winnen doe je samen, verliezen doe je alleen.

Abel Slippens (ex-CEO Sligro)

 
Advertorial

Medewerker laten gaan? Zo pak je het aan

De snelste en meest efficiënte manier om iemand te ontslaan is nog altijd via het gesprek. Het gratis ‘Stappenplan ontslag’ helpt je om de ontslagprocedure op de juiste manier te doorlopen.

 Download stappenplan 
 

Goed werkgeverschap ‘Uit een goede roast blijkt het respect dat we voor elkaar hebben’

Als het in dienst treden reden is voor een feestje, mag de afscheidsreceptie dat ook zijn. Bij digital-marketingbureau Traffic Builders organiseren ze daarom voor de vertrekkende medewerker een heuse roast. Want als je echt van elkaar houdt, durf je elkaar de waarheid te zeggen. Lees verder

Een baan is als een treinreis: je start met een sollicitatie, wordt vervolgens ingewerkt en ontwikkelt je. Het onvermijdelijke eindstation is het opzeggen van je baan. Op naar een nieuwe horizon. Voor goede werkgevers is elk station op die reis belangrijk. Maar waarom zou je niet ook de vertrekkende werknemer in het zonnetje zetten? Voor digital-marketingbedrijf Traffic Builders uit Almere is dat volslagen logisch. Daar zetten ze vertrekkende medewerkers juist in het zonnetje – of althans, in een eerlijk licht. Dat gebeurt met een heuse roast, een evenement waarbij de vertrekkende collega op ironische wijze wordt beledigd. Content-marketingconsultant Kelly Grötzinger legt uit hoe het bedrijf dit, euh, gezellige idee gestalte geeft. Wat zijn de ingrediënten van een goede roast? ‘Verhalen die we niet kenden. Beschamende feitjes. Als andere collega’s ermee komen. En vaak ook de meest simpele grappen die je over iemand kunt maken, of het nu over functioneren bij Traffic Builders gaat, of over iemands hobby’s. Of over iemands opvallende aanwezigheid bij sociale activiteiten op kantoor. Dan zegt een roaster bijvoorbeeld: Het is opmerkelijk dat je in de bijna vijf jaar dat je hier gewerkt hebt, verreweg de meeste indruk gemaakt hebt tijdens de borrels.’ Of: We zien je graag terug, liefst bij een van de handvol bureaus die nog wel eens een pitch van ons winnen. Humor die je op het verkeerde been zet.’ Hoe is deze traditie ontstaan? ‘Zes jaar geleden, toen we nog op andere locatie zaten, rondde een markante stagiair zijn stage af. We waren het erover eens dat deze aparte kerel een passend afscheid verdiende. Tijdens de lunch schreef een collega een stukje dat hij vervolgens voorgedragen heeft. Dat spontane grapje is uit de hand gelopen en is inmiddels een traditie.’ Hoe vaak wordt er geroast? ‘We hebben in zes jaar tijd twintig tot vijfentwintig roasts gehad. Niet vaak, want veel traffic builders blijven hier lang werken. Dat heeft te maken met de sfeer op ons kantoor, hoe we met elkaar omgaan. We zijn niet alleen collega’s; we zijn eerder vrienden met een professionele werkrelatie.’ Lijkt die eerste roast van zes jaar geleden op jullie huidige roasts? ‘Nee, het was een stuk vriendelijker dan nu. Dat betekent niet dat wij keihard zijn voor vertrekkende collega’s – bij sommige mensen kun je nu eenmaal verder gaan dan bij andere. Zo zegt de tv-zender Comedy Central, die roasts van bekende Nederlanders en Amerikanen uitzendt het ook: we only roast the ones we love. Uit een goede roast blijkt het respect dat je voor elkaar hebt. We gaan dus nooit onder de gordel. Overigens zijn die van ons vele malen beter dan die van Comedy Central.’ Hebben jullie een vaste ‘roaster’? ‘We hebben een paar getalenteerde schrijvers, maar wie de roast uitspreekt, verschilt per vertrekkende collega. Ik heb er zelf ook eentje mogen doen, voor twee collega’s die tegelijk weggingen. Een onwijs leuke ervaring. We vroegen aan het hele team om input, om anekdotes en verhalen, liefst met lastige foto’s, die tijdens onze bedrijfsreizen en kerstdiners gemaakt zijn. En we hebben een interne quote-lijst, die dagelijks wordt bijgehouden, met markante uitspraken van onze mensen. Van dat alles maken we dan een geinige presentatie.’ Leuk, maar het blijft een investering in iemand die al vertrokken is. Wat heeft het bedrijf eraan? ‘Het maakt het groepsgevoel sterk. Humor maakt het afscheid van de vertrekker voor iedereen licht. Voor de achterblijvers is de roast een teken dat ook als een collega weggaat, dat op een leuke manier gaat. We hebben hier geen bad leavers. Overigens, als iemand geen behoefte heeft aan een roast, dan komt er geen roast. Maar negen op de tien vertrekkers krijgt een roast.’ Loopt het wel eens uit de hand? ‘Dat mensen echt beledigd raken, of in huilen uitbarsten, bedoel je? Nee, nooit. We zoeken de grenzen op in grappen, maar we weten altijd waar we het over hebben. En over wie, want we hebben elkaar hier goed leren kennen. Dat moet wel, want op kantoor gaat het pingpongen van geestigheden de hele dag door. Wat wel gebeurt: soms geeft de vertrekkende collega na zijn roast een directe contra-roast, waarbij de vertrekker nog een woordje klaar heeft voor zijn of haar manager of collega’s. Dat is hoe het uit de hand kan lopen
 

Vergeet je to-dolijst, denk in uitkomsten

Een to-dolijst lijkt een goede manier om productiever te worden, maar je loopt het risico dat je dag een eindeloze opeenstapeling van klusjes wordt. Het kan slimmer. Lees meer

 
Advertorial

Slimmer investeren in R&D?

Leer hoe je het maximale kunt halen uit onderzoek en ontwikkeling binnen jouw bedrijf!

 Lees verder 
 

Bob de manager over ontslag per e-mail

Bob is divisiedirecteur bij een groot concern. Hij doet zijn best. Vandaag ontdekt hij hoe vaak we eigenlijk mailen in de kantoortuin. Lees de column

We checken gemiddeld elf keer per uur onze e-mail, blijkt uit onderzoek. Een kwart van onze werktijd gaat naar e-mails. Omdat 84 procent van de kenniswerkers zijn e-mailapplicatie continu openhoudt op de achtergrond, wordt 70 procent van alle binnenkomende e-mails binnen de zes seconden bekeken. We onderbreken dus voortdurend ons werk voor e-mails. De meeste kenniswerkers verwachten niet langer dan drie minuten door te kunnen werken aan hun taak zonder onderbroken te worden. Hoe funest dat is voor de concentratie en productiviteit behoeft geen uitleg. Als het over e-mail gaat, zijn we compleet verkeerd bezig, meent professor Luc Chalmet, die tegenwoordig organisaties bijstaat in het introduceren van een lean cultuur. Houd je inbox rommelvrij ‘We laten te veel rommel toe. Toch bestaan er middelen om onze inbox rommelvrij te houden. Onze eigenlijke inbox zou enkel ongelezen berichten mogen bevatten die nuttig of zinvol zijn. Alle andere mails zouden in specifieke folders moeten terechtkomen’, adviseert Chalmet. ‘Het is een van de basisprincipes van Lean: geef alles een plaats, ook al je e-mails.’ Het goede nieuws is dat je in elk programma regels kunt instellen die ervoor zorgen dat binnenkomende junkmails onmiddellijk in een aparte folder terecht komen. Je kunt mails afleiden naar de juiste mappen en je kunt je uitschrijven voor ongewenste nieuwsbrieven. 'Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn’ Sluit Outlook af Iedereen weet het, bijna niemand doet het: wie efficiënt met mails wil omgaan, plant beter vaste inboxsessies in. ‘Ikzelf plan op een werkdag 2 à 3 inboxsessies van een half uur in’, zegt Chalmet. ‘Het hangt natuurlijk af van het soort werk dat je doet, maar als je voldoende regels instelt voor je binnenkomende mails, zijn het eerder uitzonderingen die 50 relevante mails per dag ontvangen.’ Na een inboxsessie sluit je Outlook – of welk programma je ook gebruikt – af en werk je ongestoord je taken af. Maak een goede mappenstructuur: drastic E-mails moet je eigenlijk niet bewaren. Maar als je dat toch doet, bewaar ze dan niet in hiërarchische mappen, maar gebruik de mapstructuur DRASTIC. DELETED: al je verwijderde e-mails. READ: mails die je later nog eens rustig wilt doornemen: nieuwsbrieven en informatiemails. ARCHIEF: behandelde gelezen mails die je niet meteen wilt verwijderen. Om e-mails gemakkelijk terug te vinden in je archief kan je meerdere tags geven aan elke e-mail. SENT: verzonden e-mails. TASKS: e-mails waar je nog op moet antwoorden of die een taak bevatten. INBOX: daarin staan enkel ongelezen e-mails. Na elke e-mailsessie moet die leeg zijn. CC: alle e-mails waarin je in cc staat en waarvan niet verwacht wordt dat je erop antwoordt. De vier D’s voor je inbox ‘Aan het einde van je werkdag moet je inbox leeg zijn. Je laat ook niet alle post die je krijgt in je brievenbus zitten. Dat kan alleen als je je inbox niet gebruikt als to do-box.' De methode van Getting Things Done werkt volgens hem uitstekend. Voor inkomende mail zijn er vier D’s: Delete of stel een regel in zodat de e-mail in de toekomst niet meer in je inbox terechtkomt. Do op voorwaarde dat je de e-mail binnen de twee minuten kan afhandelen. Delegate: geef de taak die aan de mail verbonden is door aan de geschikte persoon en vlag de mail eventueel voor opvolging. Delay: plan het werk in en antwoord pas wanneer de taak is uitgevoerd of stuur eventueel een bericht om te zeggen dat je de taak hebt ingepland en er later op terugkomt. ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn’ Het recht om niet bereikbaar te zijn ‘De smartphone heeft ons het idee gegeven dat we altijd voor iedereen bereikbaar moeten zijn. Maar dat is natuurlijk niet mogelijk. We beginnen nu rustig aan te merken dat daar grenzen aan zijn’, aldus Chalmet. In Frankrijk is het recht om niet per e-mail bereikbaar te zijn in je vrije tijd in het begin van dit jaar in een wet gegoten. ‘Je mag zelf dan nog zo goed bezig zijn met je inbox, als je collega’s of medewerkers de regels niet respecteren, werkt het maar half zo goed.' Daarom pleit hij voor een degelijk beleid op organisatieniveau dat uitstippelt welke middelen we voor welk soort communicatie gaan gebruiken. Asynchrone, zakelijke communicatie E-mail is er voor zakelijke, asynchrone communicatie. Maar veel mensen gebruiken het als een synchroon communicatiemiddel. ‘De afzender is ongeduldig en verwacht na het versturen van zijn bericht meteen reactie’, stelt Chalmet vast. De druk om elke mail snel te beantwoorden neemt toe.’ ‘De smartphone maakt het alleen maar erger. Onze telefoon pingt en pongt voortdurend. Waar je ook bent, wat je ook aan het doen bent, je wordt geconfronteerd met nieuwe berichten. Het lijkt wel of we altijd en overal paraat moeten staan. Met de smartphone vervaagde het onderscheid tussen synchrone en asynchrone communicatiemiddelen. We gebruiken e-mail op dezelfde manier als Skype of WhatsApp of Slack.’ Voorzie opleiding Naast een degelijk beleid is er ook opleiding nodig. ‘Het loopt immers al fout bij het schrijven van e-mails. Mensen lezen e-mails als een krantenartikel, dus moet je ze ook schrijven als een krantenartikel, met een duidelijke kop nodig en een helder onderwerp, zodat ik als ontvanger onmiddellijk zie waarover het gaat en wat er van me verwacht wordt.’ ‘Verder zijn de meeste mensen nooit degelijk opgeleid in het e-mailprogramma dat ze gebruiken: ze doen maar iets, zonder de vele mogelijkheden van het programma te kennen laat staan te gebruiken.’ Als je het programma goed kent en goed hebt ingesteld, samen met je collega’s de best practices toepast, én je een efficiënte werkmethode hebt zoals de lege-inboxmethode, zal e-mail niet langer een stressfactor zijn, maar weer een handig communicatiemiddel worden.
 
 

Magazine

Magazine MT heeft deze maand als thema work/life

In dit nummer:

  • Amazons techbaas Werner Vogels laat het zijn teams lekker zelf uitzoeken
  • Zo doe je meer in dezelfde tijd
  • Topfunctie in deeltijd: een (on)mogelijke combinatie
Ik wil een abonnement op MT Magazine!

Of bestel eenmalig dit nummer in onze shop:

Bestel nu >
 

Nieuwsbrief opzeggen