Pling! Een reminder op je scherm. Oh ja, vandaag je urenstaat bijwerken. Dat moet inderdaad nog, maar over vijf minuten begint je volgende vergadering, dus even op ‘uitstellen’ klikken. Net als die zes andere uitgestelde herinneringen ‘snooze’ je ook deze maar even. Het rijtje groeit…
Je hebt steeds meer herinneringen nodig. Want als je regelmatig herinneringen zomaar wegklikt, hoe zorg je er dan voor dat zaken die wél precies op dat moment moeten, niet weggeklikt worden? Daar moet je dus weer iets anders voor verzinnen. Dat wordt een extra herinnering, of een aparte herinnering in je telefoon in plaats van je agenda. Hoe zou het zijn als je alleen die herinneringen krijgt die precies op het goede moment komen? Zodat je erop kunt vertrouwen dat je tijdig kunt inbellen, op kantoor niet je declaratie vergeet in te dienen en ongestoord kunt werken?
Niet vergeten!
Je hebt iets nodig om te zorgen dat je je acties niet vergeet. Aangezien je jouw agenda vertrouwt, voelt het logisch om naast afspraken ook je eigen acties in je agenda te zetten. Omdat het een agenda is, krijgen die acties ook een datum, tijdstip en een reminder. Zo weet je zeker dat je het niet vergeet. Je neemt herinneringen niet meer serieus als ze zo vaak op een onhandig moment komen. Je negeert ze of klikt op ‘uitstellen’ of ‘verwijderen’ zonder goed te kijken. Daarmee worden herinneringen minder betekenisvol.
Meer reflectie, minder reminders
Maak jezelf minder afhankelijk van reminders met de volgende tips. Zet reminders standaard uit. Zo voorkom je dat automatisch alles wat in je agenda staat voor bliepjes zorgt. In de instellingen van je mailprogramma kan je dit doen. In Outlook: Bestand | Opties | Agenda | onder het kopje Agenda-opties kun je het vinkje voor standaardherinneringen uitzetten. Voeg alleen een reminder toe aan een agenda-item als je dat nodig hebt. Bijvoorbeeld als je verder geen afspraken hebt en om 16 uur staat er een conference call, dan is een seintje vooraf wel handig, zodat je tijdig op de goede plek zit met de goede materialen. Als je acties hebt die op een dag moeten gebeuren, maar het maakt niet uit hoe laat, kan je het in je agenda zetten als ‘duurt de hele dag’. Dan is het een afspraak in je agenda, maar zonder tijdstip. We noemen dat in Getting Things Done een datumgebonden actie. Je hoeft ze niet op een specifiek tijdstip te zien, maar je zorgt wel dat je ze op de juiste dag ziet. Begin en eindig de dag met 5 minuten reflectie. Bekijk je afspraken en acties ’s ochtends om gedurende de dag goed te kunnen kiezen wat je gaat doen. Sluit af met bepalen wat wel en niet gelukt is en wat dat voor morgen betekent. Als je beter voor ogen hebt wat al je acties zijn, dan kan je met minder reminders toe. Elke week wat verder vooruit en terugkijken geeft vertrouwen dat je deadlines tijdig in de gaten hebt. Daar kan je je acties op afstemmen. Je ziet dan of het goed loopt of dat het tijd wordt voor wat versnelling, of er meer acties nodig zijn of dat je moet heronderhandelen. Door dit overzicht zorg je dat je gedurende de week kunt vertrouwen op je keuzes.
Welke reminders ga jij schrappen, omdat je ze toch altijd wegklikt?
Meer weten?
Heb je last van de hoeveelheid reminders, maar weet je niet goed hoe je hier beter mee om kunt gaan? Tijdens een Getting Things Done Intensief training bieden we je, naast de GTD basis, ook persoonlijke ondersteuning.
Hoe efficiënt communiceer jij?
E-mails, vergaderingen, telefoontjes, Whatsapp of communicatieplatforms als Slack of Teams; de kans is groot dat er ook bij jouw organisatie er veel verschillende communicatiemiddelen gebruikt worden. Maar hoe ga je om met al deze verschillende communicatiestromen? Het is namelijk niet zo dat meer communicatie gelijk staat aan een efficiënte communicatie. Tijdens de Streamline Certified Online Workshop ga je aan de slag met het stroomlijnen van je communicatie door het kijken wat je weg kan laten en hoe je de teamcommunicatie gestroomlijnd inzet. Meer informatie lees je op onze website.
Extra editie Getting Things Done training
Heb jij ook behoefte aan meer overzicht, focus en vrijheid? Dat krijg je voor elkaar met Getting Things Done! Schrijf je dus snel in voor de extra editie van de GTD Level 1 training op vrijdag 28 mei. Op onze website vind je meer informatie.
Heb je deze nieuwsbrief 'via-via' ontvangen maar wil je 'm voortaan direct zelf in je mailbox? Meld je dan hier aan en ontvang extra tips over slimmer werken!
