Liebe Leserin, lieber Leser,

häufig werden Präsentationen nach dem Vortrag an die Teilnehmer, Kunden und Partner weitergegeben. Dabei sollen eine oder mehrere der folgenden Vorgaben erfüllt werden:

• Der Inhalt der Präsentation soll nicht zu verändern sein.
• Diagramme, Übergänge und Animationen sollen erhalten bleiben, persönliche Notizen hingegen entfernt werden.

Sind diese Anforderungen überhaupt erfüllbar? Lesen Sie, welche Möglichkeiten PowerPoint und Drittprogramme bieten, wenn Sie Präsentationen weitergeben.

Sie können direkt in PowerPoint das Öffnen und das Ändern der Folien nur über die Eingabe eines Kennworts zulassen:
1. Wählen Sie dazu Datei ⇒ Speichern unter ⇒ Tools (1) ⇒ Allgemeine Optionen.
2. Tragen Sie in dem Dialog ein Kennwort zum Öffnen (2) oder ein Kennwort zum Ändern (3) ein.
3. Mit einem Häkchen lassen Sie persönliche Informationen entfernen (4). Redenotizen bleiben erhalten.
Sicher ist diese Maßnahme jedoch nicht. Im Web gibt es für wenig Geld Tools, die diesen Passwort-Schutz aushebeln.


Die Folien in eine PDF-Datei umwandeln

Recht verbreitet ist die Methode, eine Präsentation in das PDF-Format umzuwandeln. Arbeiten Sie mit dem Standard- Export von PowerPoint (Datei ⇒ Speichern und Senden bzw. Datei ⇒ Exportieren in Version 2013), gehen dabei Übergänge, Animationen und Redenotizen verloren. Aus der PDF-Datei können Texte, Objekte und Bilder über Kopieren und Einfügen problemlos in andere Dateien übernommen werden.
 

Was professionelle Drittprogramme leisten

Verwenden Sie statt der Exportfunktion von PowerPoint einen professionellen PDF-Maker wie Acrobat. So können Sie das Kopieren von Inhalten oder auch das Drucken einer Präsentation sperren. Versehen Sie die PDF mit einem Passwort, um die Folien so zu schützen.

Doch bedenken Sie auch beim Umwandeln Ihrer Folien in eine PDF: Mit professionellen Tools (z. B. Acrobat) können Sie aus einer PDF-Datei im Nu wieder eine PowerPoint-Datei machen. Es sei denn, die PDF wurde geschützt.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Folien als Bildpräsentation zu speichern.
Wählen Sie unter Datei ⇒ Speichern und Senden ⇒ Dateityp ändern die PowerPoint-Bildpräsentation (*.pptx) (5). Bei dieser Variante werden aus den einzelnen Folien Bilder, die nicht verändert werden können. Animationen, Hyperlinks und Redenotizen gehen allerdings bei der Methode verloren.

Die Folien als Video exportieren

Seit Version 2010 können Sie eine Präsentation in ein Video konvertieren. Folienübergänge und Animationen bleiben erhalten und der fertige Film lässt keinerlei Bearbeitung und Veränderung mehr zu. Dies ist also eine durchaus sichere Variante, die aber einige Vorarbeit erfordert. Nachteil der Methode: Die Videodatei ist größer als die PowerPoint-Datei.

Fazit

PowerPoint bietet unterschiedliche Wege, um Präsentationen beim Weitergeben im bestimmten Maße zu schützen. Trennen Sie sich von der Vorstellung, dass es eine 100%-Lösung gibt, die alle Wünsche erfüllt. Entscheiden Sie daher im Einzelfall, welche Methode die sinnvollste ist.