Je slaat het vergaderverzoek af met het voorstel via mail informatie uit te wisselen. Al snel krijg je een licht geïrriteerd mailtje terug: toch veel makkelijker even bij te praten, project is belangrijk, er is veel gebeurd. Nou ja, dan accepteer je het vergaderverzoek. Het is inderdaad nuttig om de projectvoortgang te bespreken.

We weten hoe het beter kan

In een recente training bespraken we communicatierichtlijnen met als voorbeeld het idee dat een vergadering alleen door kan gaan als alle checks op de kleine checklist hieronder ingevuld kunnen worden:

• Is er voor elk agendapunt een doel?
• Heeft elke agendapunt een eigenaar die aanwezig is?
• Is er een voorzitter/facilitator voor de sessie?
• Is de benodigde tijd goed ingeschat?
• Zijn alle aanwezigen nodig om de doelen te halen?
  
  

Meeting FOMO

De term FOMO is aardig ingeburgerd: fear of missing out. Het idee dat er van alles is dat je mist als je niet de socials bijhoudt en het liefst rond de klok alles volgt. Meeting FOMO is dan de angst om een vergadering of bijeenkomst te missen, uit angst om belangrijke informatie of kansen te missen.

Uiteraard mis je iets als je niet bij een vergadering bent, anders was het wel erg slecht bestede tijd. Maar, zoals je eerder kon lezen, als je wél gaat, mis je ook iets. Je mist dan de kans betekenisvol werk te doen.

Slimmer werken kan leiden tot frictie

Stel dat jij meer tijd besteedt aan een voor jou belangrijk project, want jij hebt je prioriteiten op orde, en dat je daardoor minder snel reageert op e-mails van collega's. Het kan zijn dat zij zich genegeerd voelen en het idee hebben dat jij ze niet serieus neemt. Dit kan leiden tot irritatie en een verstoorde relatie met je collega's.

Of dat jij ervoor kiest om niet naar een vergadering te gaan, omdat de agenda onduidelijk is. Dit kan als egocentrisch worden ervaren door je leidinggevende of collega's, omdat zij vinden dat jij je verantwoordelijkheid ontloopt.

Het moge duidelijk zijn dat er sociaal gezien een prijs betaald moet worden voor slimmer werken. Toch is het belangrijk om te onthouden dat deze fricties onvermijdelijk zijn als je productiever wil zijn. Het is dan ook zaak om deze fricties bespreekbaar te maken en samen met je collega's en leidinggevenden tot afspraken te komen over hoe jullie hiermee omgaan. Op die manier kunnen jullie samen werken aan een efficiëntere en productievere werkomgeving, waarin iedereen zich prettig voelt.

Uiteindelijk help je niet alleen jezelf

Een vergadering wordt 'ingeschoten' met allerlei genodigden en diverse bijlagen. Ook wordt er van een paar punten nog nadere toelichting verwacht, die later vandaag zal komen. Stel dat jij heel andere plannen had voor morgen, dan ben je vast niet de enige. De andere deelnemers zullen vast op deze korte termijn ook andere plannen hebben. Wat is daarnaast de kans dat iedereen het voorwerk op deze termijn kan doen? De aankondiging dat er nog meer informatie volgt, maakt die kans nog kleiner.

In zo'n geval doe je jezelf en anderen een plezier door de uitnodiging af te slaan en aan de organisator te laten weten dat het op deze termijn niet lukt aanwezig te zijn, laat staan voorbereid aanwezig te zijn. En dat het dus, vanuit de organisator bekeken, onwaarschijnlijk is dat de doelen voor die bespreking gehaald kunnen worden. Niet iedereen kan er zijn of niet de hele tijd en de aanwezigen zullen in wisselende mate voorbereid zijn.

Bied alternatieven

Om het afslaan van een vergaderverzoek wat te verzachten, kun je ook alternatieven bieden:

• Deel de documenten in een samenwerkomgeving en nodig anderen uit de commentaarfunctie te gebruiken en op elkaars commentaren te reageren. Of open een whiteboard van Microsoft 365 of Miro-bord om samen, maar asynchroon, te brainstormen.
• Vraag alvast een e-mail of Teams-bericht met toelichting zodat je kunt lezen, (makkelijk 300 woorden per minuut) in plaats van te luisteren naar iemand die spreekt (circa 150 woorden per minuut).
• Geef aan dat je stand-by wil zijn, zodat jij gebeld kunt worden als er iets is dat alleen jij kunt beantwoorden.
• Bespreek jouw bijdragen en inzichten met iemand die wel aanwezig zal zijn, eventueel met scenario's.
• Zorg dat het voor jou belangrijke punt het eerste of laatste punt op de agenda is en wees daarbij aanwezig.
• Verschuif de vergadering als dat de voorbereiding beter maakt. Verschuif geen vergadering die beter niet gehouden kan worden. Zoals Kevin Kelly bij een vergaderverzoek in de toekomst zegt: zou je ook 'ja' zeggen als die vergadering morgen was?