De gemeente Oud-Heverlee geeft in concessie een deel van het perceel gelegen te M.Noëstraat 15, gelegen naast de cafetaria in open lucht, met name het voormalige terras van de cafetaria.
Nu duidelijk is dat vele van onze inwoners hun vakantie voornamelijk in eigen land en buurt zullen gaan doorbrengen, verwacht het gemeentebestuur ook meer bezoekers in het Zoet Water Park. Vandaar wenst het bestuur een pop-up bar op de locatie van de cafetaria te organiseren. Het is een meerwaarde voor de beleving van het Zoet Water Park en met name de speeltuin, dat de bezoekers de mogelijkheid hebben om in het park zelf een drankje en een kleine snack te nuttigen.
Geïnteresseerden maken hun kandidatuur over uiterlijk op donderdag 23 juli om 15.00 uur per mail ([email protected]) of tegen ontvangstbewijs op het gemeentehuis (Gemeentestraat 2, 3054 Oud-Heverlee).
Het goed wordt in concessie gegeven aan de concessiehouder tot en met zondag 11 oktober 2020. Lastenboek inzake de concessie voor de uitbating van een pop-up zomerbar in het Zoet Water Park Voorwerp De gemeente Oud-Heverlee geeft in concessie aan de concessiehouder een deel van het perceel gelegen te M.Noëstraat 15, eigendom van de gemeente Oud-Heverlee en kadastraal gekend als 1ste afdeling sectie D, nr. 47 L, zoals aangeduid op bijgevoegd plan. De cafetaria (blauw gebouw) is niet toegankelijk, het deel dat in concessie wordt gegeven is het deel van het perceel gelegen naast de cafetaria in open lucht, met name het voormalige terras van de cafetaria. Juridische vorm Concessie. Vergoeding De kandidaten dienen een voorstel tot vergoeding bij hun aanvraag te voegen. De minimale vergoeding wordt evenwel vastgelegd op 1 euro per maand voor de ganse duur van de concessie. De hoogte van de voorgestelde vergoeding is een criterium, zoals voorzien in art. 12, waarmee bij de eindbeoordeling van de kandidaturen rekening wordt gehouden. Termijn Het goed wordt in concessie gegeven aan de concessiehouder tot en met zondag 11 oktober 2020 zonder dat een stilzwijgende verlenging mogelijk is. Het perceel dient volledig vrijgemaakt te zijn op maandag 12 oktober 2020. Bestemming Het goed wordt in concessie gegeven als een pop-up zomerbar, conform het concept dat de concessiehouder indiende bij zijn bieding. Voorwaarden Volgende voorwaarden dienen door de concessionaris te worden gerespecteerd: - de pop-up bar is een verplaatsbare en tijdelijke constructie, die door de concessionaris wordt geplaatst op het terras van de voormalige cafetaria (blauw gebouw op het plannetje). - naleven richtlijnen politie / brandweer en voorzien van voldoende en adequate brandblusapparaten; - de concessie dient zo georganiseerd te worden dat ze geen aanleiding geeft tot diefstal of vandalisme, de zomerbar moet goed afgesloten worden buiten de openingsuren; - verbod tot parkeren op het terrein (behoudens laden en lossen en de voertuigen die noodzakelijk zijn bij organisatie van activiteiten gekoppeld aan de pop-up bar ; - de concessiehouder onderneemt actie om afval te voorkomen, en correct te sorteren, en voorziet hiervoor voldoende verschillende vuilnisbakken. De concessionaris houdt het terrein netjes en is verantwoordelijk voor het naleven van alle maatregelen ivm het vermijden van de verspreiding van het covid-19 virus die gepaard gaan met deze uitbating; - de concessionaris zorgt voor afdoende all-risk-verzekering van zijn uitbating, met minimaal volgende verzekeringen : Burgerlijke aansprakelijkheid en Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing. - voor de opening moet een aanvraag gericht worden aan de burgemeester om een attest betreffende brandveiligheid te bekomen; - de concessiegever voorziet aan wateraansluiting, die de concessionaris verplicht moet gebruiken. Ook de elektriciteitsaansluiting voorzien door de concessiegever moet gebruikt worden. Op het inschrijvingsformulier wordt het door de concessionaris nodig geachte vermogen genoteerd. - het afvalwater van de bar dient te worden opgevangen en mag niet worden geloosd; - voorafgaand aan de ingebruikname wordt een tegensprekelijke plaatsbeschrijving opgemaakt. Het perceel dient na afloop van de concessie in zijn oorspronkelijk staat te worden hersteld; - de zomerbar mag enkel drank verkopen en kleine snacks (ijsjes, wafels, chips,...). - de concessionaris stelt een centraal contactpersoon aan, die tijdens de volledige duur van de concessie steeds kan gecontacteerd worden. Dit om snel te kunnen inspelen op calamiteiten. De gegevens van deze contactpersoon worden tevens meegedeeld aan de hulpdiensten; - de concessionaris stelt de golfsticks ter beschikking aan de bezoekers van het park. Openingsuren De pop-up zomerbar mag geopend worden op elke dag van de week, tussen 9 uur en 23 uur. Organiseren van activiteiten - de toelating geldt voor de voorgenomen activiteit, met name het uitbaten van een pop-up zomerbar. Elke bijkomende plaatsing, elke andere activiteit of samenwerking met derden moet het voorwerp uitmaken van voorafgaand schriftelijke niet-bezwaar en/of goedkeuring van het schepencollege. - het privé afhuren van (gedeelten) van de zomerbar is niet toegestaan. - de pop-up zomerbar heeft een openbaar karakter en is gratis toegankelijk voor het publiek. De gemeente Oud-Heverlee en haar aangestelden hebben steeds het recht om toegang te nemen tot het perceel. - de concessionaris neemt de nodige maatregelen opdat activiteiten die in het naastgelegen jeugdhuis JOOW worden georganiseerd, niet worden gestoord. Tussenkomst gemeente De gemeente Oud-Heverlee voorziet in: - het ter beschikking stellen van het omschreven gedeelte van het perceel zoals beschreven onder 1, - het voorzien van water en elektriciteit Vroegtijdige beëindiging Indien de voorwaarden niet worden nageleefd of er klachten zijn inzake overlast, kan door het schepencollege worden verzocht om de activiteit te staken binnen 3 dagen na de betekening van de beslissing. In dit kader beschikt het schepencollege eveneens over de bevoegdheid om te beslissen de toegangen af te zetten en de elektriciteits- en watervoorziening af te sluiten. Geïnteresseerden Geïnteresseerden maken hun kandidatuur over uiterlijk op donderdag 23 juli om 15 uur per mail ([email protected]) of tegen ontvangstbewijs op het gemeentehuis (Gemeentestraat 2, 3054 Oud-Heverlee). Deze kandidatuur bestaat uit: Identiteitsgegevens van de kandidaat Kandidaat-vennootschappen dienen statuten en vertegenwoordigingsbevoegdheid toe te voegen. Indien de kandidaat een vzw betreft, dienen alle identiteitsgegevens van de leden te worden aangebracht. Alle verbintenissen ten aanzien van de gemeente Oud-Heverlee dienen door natuurlijke personen te worden aangegaan. Conceptvoorstel voor de belevingswaarde, beeldkwaliteit en toegankelijkheid: De kandidaat zorgt voor een projectvoorstel van de inrichting dat toelaat de belevingswaarde en de beeldkwaliteit (look&feel) te beoordelen en dat aangeeft hoe de zomerbar wordt georganiseerd. Het voorstel omvat minstens de volgende onderdelen: een inrichtingsvoorstel (plan van indeling, keuze materialen, eventueel decoratie, timing opbouw en afbraak, de wijze van betreden en verlaten van het terrein, enz.) een exploitatievoorstel (naam, eventueel inzet personeel, afvalbeheer, openingsuren, enz.) c. een commercieel voorstel (aangeboden producten, prijszetting, aanvullende activiteiten en randanimatie, enz.) Relevante ervaring De kandidaat toont relevante ervaring aan. De kandidaat toont verder aan over de solvabiliteit en de capaciteit te beschikken om een dergelijk zomerbar van A tot Z op een hoog niveau te kunnen organiseren, zowel logistiek als uitvoerend. Lokale verankering Bij de beoordeling van voorgaande punten wordt lokale verankering in de brede zin van het woord steeds als pluspunt aanzien. De samenwerking met lokale verenigingen wordt hierdoor aangemoedigd. Opbrengst zomerbar Er worden meer punten toegekend indien de opbrengst deels naar een goed doel gaat. Prijs De minimale prijs is 1 EUR per maand (dus 1 EUR voor juli, voor augustus, voor september en voor oktober). Aanbod: de concessionaris neemt in zijn aanbod fairtrade en streekproducten op. Door een kandidatuur in te dienen gaat men akkoord met de voorwaarden van de concessie zoals hier uiteengezet. Toewijzing Door de algemeen directeur of de daartoe aangestelde wordt een beoordelingsverslag opgemaakt, rekening houdend met de criteria in onderstaande verhouding: - conceptvoorstel: 25 punten - lokale verankering: 25 punten (samenwerking met lokale verenigingen, lokale werknemers, …) - geboden vergoeding per maand: 25 punten (regel van drie toepassen voor de beoordeling) - opbrengst zomerbar voor het goede doel: 25 punten (% winst dat naar het goede doel gaat – regel van drie toepassen voor de beoordeling) Het beoordelingsverslag zal worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toewijzing van de concessie. Van zodra de kandidaat in kennis is gesteld dat zijn kandidatuur werd aanvaard, zal de kandidaat: - de concessie ondertekend terugsturen binnen een termijn van 3 dagen ; - aan de gemeente een bankwaarborg van 1.000 euro bezorgen binnen een termijn van 14 dagen.
| 