Helaas bestaat er niet zoiets als multitasken. Je kunt wel twee dingen tegelijk doen, maar niet twee echte denkklussen. Als een taak echt je aandacht vraagt, is dat simpelweg niet te combineren met een andere taak die je aandacht vraagt. Wie kan autorijden, kent het verschil tussen routine en aandacht. Je rijdt op routine in het verkeer, maar nader je een druk kruispunt waar allerlei fietsers en voetgangers oversteken, dan verscherpt je aandacht. Luister je op dat moment naar de radio, dan zul je automatisch minder opletten op de radio-uitzending. Als vanzelf ga je single-tasken. Echte aandacht is maar op één plaats tegelijk.

Je kunt wel twee taken tegelijk doen als één van die taken voor jou een routineklus is. Als jij op de automatische piloot iets kan uitvoeren, heb je je aandacht vrij om iets anders tegelijk te doen. Sterker nog, dat is wel prettige afleiding.

Wie toch probeert te multitasken die switch-taskt. Je hebt je aandacht bij één taak, bijvoorbeeld bellen, en switcht naar een andere, bijvoorbeeld een e-mail schrijven. Als je die twee taken probeert te combineren, dan kost elke wisseling tijd en energie. Elke keer moet je de relevante context van de ene taak dumpen en die van de andere taak laden. Vandaar dat multitasken uiteindelijk meer tijd kost: de taken duren net zo lang als wanneer je single-taskt, maar elke wisseling kost tijd die je erbij op moet tellen. Daarnaast is het logisch dat wisselingen de kans op fouten toe laten nemen. Een e-mail in één keer typen maakt de kans op verkeerde boodschappen of niet lopende zinnen kleiner. Tenslotte kost elke switch je energie, waardoor je eerder moe wordt.

Veelkantooromgevingen dwingen je tot multitasken: het geluid van bellende collega's of collega's die met elkaar overleggen, gesprekken over klanten die je net kunt horen en die ook voor jou relevant kunnen zijn, ad hoc vragen die je krijgt van teamgenoten aan je bureau, waar je ook kijkt beweging en potentiële visuele afleiding. In zo’n omgeving ga je bijna als vanzelf proberen te multitasken.

Multitasken kan heel dynamisch voelen: je beantwoordt vragen, je tikt een e-mail, je zoekt een website en dat doe je door elkaar en tegelijk. Dat voelt heel energiek.

Het kan ook erg prettig zijn om storingen op te lossen en anderen te helpen door vragen te beantwoorden. Het kan heel prettig zijn om iemand die je belt, e-mailt of (nog directer) voor je neus staat verder te kunnen helpen. Al improviserend, nadenkend en snel combinerend een antwoord te geven waar iemand anders verder mee kan. Daarnaast, je moet toch een keer de vraag beantwoorden, dus waarom niet meteen?

Soms zijn echte denkklussen of lastige gesprekken die je volle aandacht vragen, de soort taken waar je tegenop kan zien. Een makkelijkere, concretere of meer routineklus is dan opeens aantrekkelijk. Deze vorm van uitstelgedrag wordt makkelijker als je van alles en nog wat kunt doen, waardoor de grote taken makkelijker blijven liggen.

Zorg dat je jezelf niet afleidt door voor een concentratieklus een minddump te doen. Dat maakt dat je oppoppende gedachten voor bent.

Zorg voor afleidingsvrije werkplekken. Kun je een rustige plek vinden om te werken, thuis starten, een koptelefoon opzetten of een bordje 'niet storen' plaatsen? Wat helpt om storingen te minimaliseren?

Neig je ernaar te gaan multitasken, bedwing jezelf en doe het niet. Wees streng en roep jezelf tot de orde. Parkeer de andere taak op een notitieblok en maak de eerste taak af.

Maak van je taak een Pomodore: kies de taak, zet een eierwekker op 25 minuten en werk alleen aan deze taak. Komt er een storing, maak dan de Pomodore af. De eierwekker houd je gedurende de taak bij die ene taak. Tegelijkertijd is 25 minuten niet zo lang dat je niet aan anderen kunt vragen om te wachten.

Houd voor ogen dat als je echte denkklussen of lastige gesprekken moet voeren, je niet sneller af bent door te multitasken. Wees streng voor afleidingen en single-task de taken die je volle aandacht nodig hebben.

Bronnen:

Multitasken bestaat niet. Als je alles doet, krijg je niets voor elkaar, Dave Crenshaw.
Ontketen je brein. Hoe hyperconnectiviteit en multitasken je hersenen gijzelen en hoe je eraan kunt ontsnappen, Theo Compernolle.

Vanaf juli geven wij ook weer klassikale trainingen!

Heb je al die tijd gewacht om mee te doen aan een klassikale GTD training? Dan hebben wij goed nieuws voor je! Op 7 juli begint de eerste klassikale GTD level 1 training. Schrijf je dus snel in!

Onze klassikale incompany trainingen gaan in juni al van start! Heb jij ook interesse in een training op locatie? Klik dan hier voor meer informatie.

Naast de klassikale trainingen blijven wij ook doorgaan met onze online trainingen! Bekijk onze agenda om te zien welke trainingen online of klassikaal zijn.

Wij houden natuurlijk de regels en richtlijnen van het RIVM in acht. Een overzicht van hoe wij hiervoor zorg dragen vind je hier.

Ga je elk jaar weer gestrest op vakantie?

Kun je tijdens je vakantie moeilijk ontspannen en blijf je in je hoofd bezig met werk? Heb je na je vakantie al snel weer het gevoel dat je aan vakantie toe bent? Schrijf je dan in voor de Vakantiebooster! In dit korte programma krijg je een aantal checklists, tips en voorbeelden om je werk voor de vakantie goed af te ronden en na de vakantie weer soepel op te pakken!