Slimmer samen werken
MINDER MAILEN, MEER DELEN |
|
|
|
Stel dat iemand je enthousiast vertelt over een app die geweldig veel kan en die jij ook zou moeten hebben.
Met de app kun iedereen, overal ter wereld van alles sturen, zonder dat je eerst gelinkt hoeft te zijn.
Wat denk jij? |
|
|
|
De berichten zijn vormvrij. Het maakt niet uit hoe lang of kort je bericht is, in welke taal het staat, of het een inleiding heeft of privé of zakelijk is.
Standaard krijgt de ontvanger van elk bericht, ongeacht de relevantie, een reeks notificaties.
De berichten kunnen 24/7 gestuurd worden, wanneer jij maar behoefte hebt om het te sturen.
Als de ontvanger de app opent, is alles geoptimaliseerd om vooral nieuwe en ongelezen berichten te zien, ook al was het plan om alleen maar iets op te zoeken in de app.
De ontvanger kan niet zoveel instellen en organiseren in de app. Met vlaggen of op ongelezen zetten, kan geprobeerd worden om sommige berichten extra te laten opvallen.
In de app komt allerlei soort communicatie en informatie bij de ontvanger binnen. De primaire sortering is op volgorde van datum dat het is binnengekomen, dus jouw berichtje staat vast ergens bovenin!
Waarschijnlijk had je al begrepen dat het om e-mail gaat. Helaas zijn er meer mensen die e-mail gebruiken, waardoor de voordelen ook de nadelen zijn. Er komt heel veel e-mail binnen, ze organiseren is lastig en het kost heel veel tijd om alles goed te beantwoorden en weg te werken.
|
|
|
|
Geen e-mail maar samenwerken |
|
|
|
E-mail verbieden is lastig en ook niet handig. Maar de hoeveelheid e-mail kun je wel verminderen. Bijvoorbeeld door als team met elkaar af te spreken dat je anders met elkaar gaat communiceren rondom de projecten waar je aan werkt. Dus: minder mailen, meer delen!
Aangezien veel kenniswerkers Microsoft gebruikers zijn, is Teams een handige tool hiervoor. Maak voor een bepaald project bijvoorbeeld een kanaal aan in Teams. Hier kun je vervolgens met elkaar alle berichten posten die relevant zijn. Alle documenten en notities kun je hier delen en je maakt een Plannerbord aan met taken. Als je dan aan de slag gaat met het project, open je het kanaal en kijk je wat er gebeurd is en wat jou te doen staat.
In een gedeeld document kun je commentaren delen en erop reageren of ze als afgehandeld bestempelen.
Dit scheelt een heleboel e-mails over hetzelfde onderwerp. Waarbij je dan alle e-mail bij elkaar zou moeten zoeken van dat project en aangezien dat van diverse afzenders is met verschillende onderwerpen, is dat een hele klus.
In een Teams-kanaal kun je daarnaast speciale middelen inzetten voor bepaalde type vragen, zoals: brainstormen met een digitaal Whiteboard, stemmen met een Poll, datum prikken met een planningspeiler.
Met de komst van AI in Microsoft 365 in de vorm van Copilot is het ook mogelijk over een Teams-vergadering die je gemist hebt 'aan die vergadering' vragen te stellen, een samenvatting te krijgen, een overzicht van acties of de voors en tegens die rond een voorstel besproken zijn, in te zien.
Uiteraard is het even ongemakkelijk een nieuwe tool te leren, met het team afspraken te maken over correct Teams-gebruik en degenen die toch mailen weer bij de les te krijgen, maar ... de winst is groot. Kijk nog even de korte video (en huiver) over de beslissing die een team via de mail neemt.
|
|
|
|
Welke van jouw projecten is geschikt om een Teams-kanaal voor aan te maken? |
|
|
|
| | Slimmer werken met meer effect! Trainingen in productiviteit |
|
|
|
Wil jij jezelf verder ontwikkelen?
Ben je op zoek naar manieren om je werkgewoontes te verbeteren en met meer ontspanning productiever te werken? Veel werkgevers stellen jaarlijks een opleidingsbudget beschikbaar dat je kunt benutten. Investeer in jezelf en volg een training die je helpt om slimmer en effectiever te werken.
Bekijk ons aanbod via deze link en zet jouw opleidingsbudget van 2024 optimaal in! |
|
|
|
Interactieve training! Nuttige tips om je werk slimmer te organiseren. Miranda Schoutsen-van der Wal, CJIB |
|
|
|
Deel deze nieuwsbrief of stuur 'm door
Heb je deze nieuwsbrief 'via-via' ontvangen maar wil je 'm voortaan direct zelf in je mailbox? Meld je dan hier aan en ontvang extra tips over slimmer werken!
|
|
|
|
Copyright © 2005 - 2024 Meereffect B.V., alle rechten voorbehouden. |
|
|
|
|
