Als je bij een bespreking aanwezig bent en je hebt geen belang bij dat bespreekpunt, dan is dat zonde van jouw tijd. Het is de vergadertegenhanger van e-mail ge-CC. Uiteraard steek je er wat van op en ben je geïnformeerd, maar dat kan efficiënter met een verslagje achteraf. Als iemand je bijpraat, gaat dat met circa 130 woorden per minuut. Een gemiddelde lezer haalt makkelijk het dubbele aantal woorden per minuut. Dus vervang waar mogelijk bijpraten door geschreven uitwisseling.
Maak van een teambespreking met een lange agenda meerdere korte besprekingen. Kijk per agendapunt wat het doel ervan is en wie er om dat doel te bereiken nodig zijn. Wie niet direct nodig is, mag (of moet) wegblijven. Minder aanwezigen betekent meer aandacht, meer betrokkenheid, meer wezenlijke interactie.
Investeer in beter geplande besprekingen. Het kost in eerste instantie misschien meer moeite om beter geplande besprekingen te regelen, maar het bespaart tijd en voorkomt frustraties. De organisator van de vergadering moet bewuste keuzes maken, maatwerk bieden en dat kost tijd. En dat loont, zoveel is zeker.
Zorg voor een energieke setting en voorkom klassiek vergadergedrag. Staan bij een whiteboard of flipover met een klein groepje is veel dynamischer en actiever dan zitten met koffie, laptops en een paar dominante deelnemers die de tijd volpraten. Uit onderzoek blijkt dat zodra een bespreking een vergadering heet, deelnemers indirecter en abstracter gaan praten.
Korte besprekingen vragen stiptheid, dus de start- en eindtijd zijn hard. Dat is op veel plekken wennen, maar als het eenmaal een gewoonte is, wil je niet anders.
Zorg dat er in de tijd tussen besprekingen ruimte zit voor deelnemers. Die ruimte is bedoeld om actielijsten bij te werken, aantekeningen te maken, even te ontspannen of te evalueren. Dus geen kop-staartvergaderdag.
Maak voor een team, afdeling of projectgroep een protocol voor besprekingen en leg vast hoe je die zo goed mogelijk doet. Bekijk kort voor, tijdens en na elke bespreking of het in lijn met het protocol was. Zo nee, welke acties komen daaruit?
Plan ook bijeenkomsten met een sociaal karakter of om aan teameffectiviteit te werken. Het lijkt misschien of alle lol en informele momenten taboe zijn, maar dat is beslist niet zo. Laat dat van bepaalde bijeenkomsten dan ook het eerste en enige doel zijn. | 