Liebe Leserin, lieber Leser,

Sie wollen, dass Ihre Briefe gelesen werden. Die Wahrscheinlichkeit, dass dies auch geschieht, erhöht sich, wenn sich die Leser Ihrer Geschäftspost über konkrete, sachliche und trotzdem unterhaltsame Formulierungen freuen können. Streichen Sie deshalb Floskeln konsequent aus Ihren Briefvorlagen.

Wir haben für Sie die acht peinlichsten und verstaubtesten Korrespondenzfloskeln zusammengestellt. Mit unseren zeitgemäßen Vorschlägen finden Sie schnell angemessenen Ersatz, der viel freundlicher und netter klingt: Formulieren Sie Ihr Anliegen so, wie Sie es am Telefon schildern würden, aber frei von Umgangssprache oder flapsigen Formulierungen.

1. In der Anlage finden Sie
Gemeint ist wohl, dass der Versender etwas mitgeschickt hat. Warum sagt er es dann nicht? Statt Klartext zu reden, gibt er dem Empfänger zu verstehen, dass das beigefügte Gut in der (Grün-)Anlage versteckt ist und er sich jetzt auf die Suche machen muss.

Zeitgemäße Alternative:

• Den Prospekt habe ich Ihnen, wie versprochen, mitgeschickt.
• Die mitgeschickten Unterlagen informieren Sie über ...
• Sie erhalten ...

2. Beigefügt erhalten Sie/Wir senden Ihnen beigefügt
Was heißt das nun? Wer ist beigefügt? Die Unterlagen? Wohl kaum, denn wenn wir diese beiden Sätze genau unter die Lupe nehmen, stellen wir schnell fest, dass wir es mit grammatikalischem Blödsinn zu tun haben. „Beigefügt erhalten Sie“: Das Wörtchen „beigefügt“ bezieht sich auf „Sie“. Und damit liegt der Empfänger mit im Umschlag. Korrekt müsste es heißen: „Sie erhalten die beigefügten Unterlagen.“ Ähnlich – aber noch wesentlich mysteriöser – ist diese Formulierung: „Wir senden Ihnen beigefügt ...“ Hier liegen gleich mehrere Personen im Umschlag, nämlich „wir“, da das Wort „wir“ sich auf „beigefügt“ bezieht. Auch hier müsste die korrekte, wenn auch nicht besonders pfiffige Formulierung lauten: „Sie erhalten die beigefügten Unterlagen.“

Zeitgemäße Alternative:

• Sie erhalten heute Informationsmaterial über ...

3. Bezug nehmend auf Ihre freundliche Anfrage
Ein Kunde hat um ein Angebot gebeten – so sieht also Ihr Einstiegssatz aus? Sollte der Kunde sich noch an andere Unternehmen „zwecks Angebotserstellung“ gewandt haben, so wird der Wortlaut der einleitenden Sätze Ihrer Mitbewerber genauso aussehen wie Ihrer.

Glauben Sie, dass das Ihr Angebot besonders interessant macht oder Sie außergewöhnliche Kompetenz dadurch ausdrücken? Nein, denn die „Wischiwaschi-Formulierung“ wird überlesen und es geht nur noch um den Preis. Es geht doch sowieso nur um den Preis, sagen Sie? Nicht immer. Wenn ein Anbieter im Preis höher liegt als sein Mitbewerber, er aber kompetent, vertrauenswürdig und verlässlich auftritt, so sind nicht wenige bereit, mehr Geld zu bezahlen.

Wenn Sie das nicht überzeugt, dann hilft vielleicht folgendes Argument: Es schadet nicht, wenn Sie zu alternativen Einstiegsformulierungen bei Angeboten greifen:

Zeitgemäße Alternativen:

• Wir freuen uns, dass Sie auf die langjährige Erfahrung der/des „Unternehmensname“ im Bereich XY setzen.
• Unser Angebot haben wir entsprechend Ihren individuellen Wünschen erstellt.
• Vielen Dank für Ihr Vertrauen: Wir haben Ihnen ein Angebot erstellt, das Ihren persönlichen Wünschen und Anforderungen entspricht.

4. Zu Ihrer freundlichen Kenntnisnahme übersenden wir Ihnen heute
So würden Sie nicht reden, oder? Dann schreiben Sie es auch nicht. Was ist „freundliche Kenntnisnahme“ überhaupt für eine Formulierung? Und warum „übersenden“ Sie, statt zu „senden“ oder zu „schicken“? Und besser wäre, Sie schrieben „Sie erhalten“ statt „Wir senden“.

Zeitgemäße Alternative:

• Sie erhalten heute unseren aktuellen Prospekt.
• Sie erhalten heute eine Kopie des Schreibens für Ihre Unterlagen.

5. Für heute verbleiben wir höflich
Wo und wie verbleiben Sie genau? Und Sie halten sich selbst für höflich? Wie unaufdringlich! Diese Formulierung könnte verstaubter und altmodischer nicht sein.

Bitte beenden Sie Ihren Brief mit einem Punkt und lassen Sie die Grußformel nicht mit einfließen.

Dieser Satz existiert nur, weil man häufig meint, noch irgendetwas schreiben zu müssen. Stimmt aber nicht.

Zeitgemäße Alternative:
Beenden Sie Ihren Brief mit einem freundlichen Satz, der nichts mit „verbleiben“ zu tun hat.

Dieser Satz ist aber sehr individuell und kann lauten:

• Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns anzurufen!
• Rufen Sie uns an, wenn Sie Fragen haben.
• Viel Erfolg!

6. In der Hoffnung, Ihnen hiermit gedient zu haben
Merke: Höflichkeit hat nichts mit Unterwürfigkeit aus Kaisers Zeiten zu tun.

Zeitgemäße Alternative:
Hören Sie auf zu dienen! Helfen Sie bei Fragen weiter und unterstützen Sie.

• Sie haben noch Fragen? Bitte rufen Sie Birgit Müller unter der 040 1234-56 an, sie hilft Ihnen gern weiter.
• Wenn Sie noch Wünsche oder Anregungen haben, helfe ich, Birgit Müller, Ihnen gern weiter.

7. Herr XY steht Ihnen jederzeit persönlich zur Verfügung.
Wie persönlich denn genau? Hilft er mir eventuell nur weiter, wenn ich Fragen zu der im Brief geschilderten „Angelegenheit“ habe, oder geht der Kundenservice ein Stück weiter?

Die Erwartungen des Lesers, die durch eine solche Formulierung geweckt werden, entsprechen sicher nicht den Vorstellungen des Herrn XY.

Zeitgemäße Alternative:
Niemand steht irgendjemandem zur Verfügung – und schon gar nicht persönlich oder besser noch „jederzeit“.

• Wenn Sie Fragen haben, hilft Ihnen Herr XY gern weiter.
• Wenn Sie Fragen haben, berät Herr XY Sie gern.

8. Die uns freundlicherweise überlassenen Unterlagen erhalten Sie zu unserer Entlastung zurück.
Ganz schön brutal. Waren die Unterlagen eine solch große Last? Haben sie gar Schmerzen verursacht oder war es einfach nur unangenehm für Sie, dass Sie sie so lange aufbewahren mussten?

So haben Sie es nicht gemeint? Genau das signalisieren Sie aber mit dieser Formulierung!

Zeitgemäße Alternative:

• Sie erhalten heute Ihre Unterlagen zurück.

Claudia Marbach
Chefredakteurin des SekretärinnenBriefeManagers und des Sekretärinnen-Handbuchs