| | Die besten Tipps für Ihre berufliche E-Mail-Kommunikation Tipp 1: Für E-Mails gilt derselbe Qualitätsanspruch wie für Briefe
Nur weil eine E-Mail den Empfänger schneller erreicht als ein Brief, heißt das nicht, dass Sie auch bei der Erstellung des Schreibens schneller und damit weniger sorgfältig sein sollen. Beachten Sie auch bei E-Mails alle Regeln, die für jeden Geschäftsbrief gelten.
Tipp 2: Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile
Wie viele E-Mails erhalten Sie am Tag? 20, 30? Das geht noch. Einige erhalten über 100 E-Mails. Da muss der Betreff aussagekräftig sein, sonst besteht die Gefahr, dass die E-Mail ungelesen in den Papierkorb wandert
Größter Fauxpas: Ihre E-Mail hat gar keinen Betreff. Passen Sie den Betreff an, wenn sich Inhalte verändern oder neue dazukommen. So wird aus dem Betreff „Terminvorschläge“ beispielsweise dann „Terminbestätigung 20. Juni 20..“.
Tipp 3: Keine Emoticons in Business-E-Mails
Was für private E-Mails gilt, gilt noch lange nicht für geschäftliche. Peppen Sie Ihre privaten E-Mails ruhig mit Smileys auf. Aber bitte verzichten Sie darauf in Geschäfts-E-Mails. Smileys sind ein Gag und haben deshalb nichts in den Business-E-Mails zu suchen.
Tipp 4: Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie verständlich
Reden Sie nicht drum herum, sondern kommen Sie zum Punkt. Füllwörter, endlos lange Sätze und Floskeln haben in Ihren E-Mails nichts zu suchen. Sie schreiben E-Mails, weil es schnell gehen soll. Genauso schnell sollte der Empfänger Ihre Nachricht lesen können.
Tipp: Auch für E-Mails gilt, dass sie übersichtlich gestaltet sein sollten. Machen Sie zirka alle fünf Zeilen eine Absatzschaltung. Damit erleichtern Sie dem Empfänger die Lektüre.
Tipp 5: Nicht alle Empfängernamen sichtbar machen
Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden, achten Sie darauf, dass nicht alle E-Mail- Adressen zu sehen sind, wenn der Verteiler nicht allen Empfängern bekannt sein soll.
Das bedeutet, dass die Adressen weder im Feld „An“ noch im Feld „CC“ auftauchen dürfen. Packen Sie alle Adressen in „BCC“ (Blind Carbon Copy), dann kann niemand sehen, wer die E-Mail noch alles erhalten hat. Ihre eigene E-Mail- Adresse tragen Sie in „An“ ein.
Beachten Sie: Die Funktion „Antwort an alle“ sendet die Antwort nur an die sichtbaren Empfänger.
Tipp 6: Vermeiden Sie eine Inflation der Prioritäten
In Outlook haben Sie die Möglichkeit, ein Ausrufezeichen mit Ihrer E-Mail zu verschicken. Sie signalisieren damit dem Empfänger, dass es sich um eine besonders dringende Nachricht handelt. Wenn dem nicht so ist, setzen Sie bitte kein Ausrufezeichen. Verwenden Sie das Ausrufezeichen nur für wirklich dringende E-Mails.
Tipp 7: Die Signatur ist ein Muss
Zu einer Geschäfts-E-Mail gehört, dass Sie an deren Ende Ihre vollständigen Kontaktdaten nennen: Name, Position, Firmenname, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Homepage.
Um rechtlich immer auf Nummer sicher zu gehen, gehören die Pflichtangaben, wie Sie sie von normalen Geschäftsbriefen kennen, mit in die Signatur, zum Beispiel Handelsregister- Nummer und Name des Geschäftsführers.
Tipp 8: Nicht alles kleinschreiben
Immer mal wieder tauchen E-Mails auf, in denen alles kleingeschrieben ist. Die deutsche Sprache unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. Und die Regeln dafür werden mit einer E-Mail nicht ungültig. Also schreiben Sie nach den Regeln der neuen deutschen Rechtschreibung. Mit der Taste F7 schalten Sie unter Outlook die Rechtschreibprüfung ein.
Tipp 9: Reagieren Sie schnell
Wer sich für die Kommunikation per E-Mail entschieden hat, rechnet mit einer schnellen Antwort. Deshalb gilt: Versuchen Sie immer, innerhalb von 24 Stunden zu rea reagieren, zumindest mit einem kurzen Zwischenbescheid, dass Sie sich um die Angelegenheit kümmern.
Tipp 10: Verwenden Sie die Funktion „Lesebestätigung anfordern“ nur in besonderen Fällen
Wenn Sie diese Funktion für jede E-Mail automatisch eingestellt haben, wird der Empfänger die Frage, ob eine Bestätigung gesendet werden soll, immer nur genervt ablehnen. Dann erhalten Sie auch keine Bestätigung, wenn es einmal wichtig gewesen wäre.
Dieser Tipp stammt aus Der neue Briefberater, Ausgabe BBN_AK_2016_04 | | |
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