Slimmer samen werken
Voel je je onrustig, omdat je agenda bol staat van de dingen die je moet doen? We komen tijdens coachingsessies agenda's tegen waar bijna geen lege ruimte meer te ontdekken is. Afspraken, to do's, deadlines, aantekeningen en in de loop van de dag komt dan ook nog de ene na de andere herinnering omhoog. Je zou van je agenda alleen al gestrest raken. |
|
|
|
Een rustige agenda geeft rust in je hoofd. Als je je agenda weer overzichtelijk maakt, kun je weer helder zien wat de dingen zijn die nu écht belangrijk zijn. Dat zorgt voor focus. En als je zwart op wit in je agenda ziet dat er nog speling is, geeft dat letterlijk en figuurlijk ademruimte.
Als je je werk alleen organiseert met je agenda, wordt het complexer dan nodig is. Veel mensen gebruiken puur hun agenda om hun werk te organiseren. En daarmee maken ze het zichzelf moeilijker dan nodig is, want met je agenda alleen red je het niet. Voor de gemiddelde kenniswerker zit het leven daarvoor te complex in elkaar. Als je domweg alles wat je moet doen in je agenda zet, moet je steeds je hersenen gebruiken om te weten wat op dit moment relevant is. Je ziet op dinsdagochtend een afspraak en vier telefoontjes staan, maar je moet erover nadenken om te zien dat twee van die telefoontjes ook wel op een ander moment kunnen. Zonde van je energie. |
|
|
|
We hebben een paar tips voor je op een rijtje gezet om dat te doen:
Laat alleen écht datum- en tijdgebonden taken staan. Afspraken horen natuurlijk in je agenda. Maar zet alleen die to do's in je agenda die ook echt op een bepaalde dag of tijd moeten. Als je Marieke beloofd hebt om haar vrijdag terug te bellen, zet je dat bij vrijdag in je agenda. Maar als het niet zoveel uitmaakt wanneer je haar terugbelt, zet je die actie dan op je takenlijst. Dat schoont vast al behoorlijk op. Dat wat op een bepaald moment moet gebeuren, mag in je agenda. Dat wat voor een bepaald moment moet gebeuren, mag op je takenlijst.
Zet alleen deadlines, en niet de acties die je daarvoor moet doen, in je agenda. Als een project op 31 augustus af moet zijn, wil je dat in je agenda zien. Maar om die deadline te halen, moet je van tevoren natuurlijk wel aan die taak werken. Zet de acties die je moet doen om de deadline te halen dan niet in je agenda, maar op je takenlijst. Dat scheelt ook weer ruimte.
In je agenda heb je dan een overzicht van de taken die de hoogste prioriteit hebben. Je ziet dan in één oogopslag wat vandaag echt moet gebeuren: twee afspraken, vier telefoontjes en een vergadering voorbereiden. De ruimte die je tussen die afspraken hebt, kun je opvullen met de taken op je takenlijst. Van die taken weet je dat ze ook nog morgen, overmorgen of in de loop van de week gedaan kunnen worden. Dat geeft een stuk meer helderheid.
Zet standaardherinneringen voor afspraken uit. Dan krijg je niet automatisch voor ieder agenda-item een pop-up. Als je bewust kiest om een herinnering aan een afspraak te hangen, weet je zeker dat het ook echt nodig is.
Als andere mensen in je agenda kunnen plannen, blok dan wél tijd om aan je taken te werken. Anders wordt je agenda misschien zo vol gepland dat je geen tijd overhoudt voor die taken. Maar houd de omschrijving van de afspraak dan globaal. Plan bijvoorbeeld een blok van twee uur voor acties. Dan kun je op het moment zelf kijken wat het meest voor de hand ligt om te gaan doen. Dan voorkom je dat je taken moet verplaatsen in je agenda, omdat je er niet aan toe bent gekomen. En dat scheelt weer ruis.
|
|
|
|
Bekijk je agenda voor de komende week en bedenk waar jij de meeste winst kunt halen. |
|
|
|
| | Slimmer werken met meer effect! Trainingen in productiviteit |
|
|
|
Geef je team een vliegende start
In een wereld waarin alles sneller lijkt te gaan, is structuur belangrijker dan ooit. E-mails, taken, notificaties en nieuwe AI-tools volgen elkaar in hoog tempo op. Hierdoor kost het steeds meer moeite om het overzicht te bewaren.
Herkenbaar? Dan is dit hét moment om als team terug te gaan naar de basis: een helder hoofd, een lege inbox en een overzichtelijk systeem. Boek nu een incompany training Getting Things Done en ontvang de workshop Slimmer Werken met AI er gratis bij.
Vraag direct een vrijblijvend voorstel aan!
|
|
|
|
Het ordenen van het dagelijks werk is voor mij heel nuttig geweest. Romy Minke, Brandweer Brabant-Noord |
|
|
|
Deel deze nieuwsbrief of stuur 'm door
Heb je deze nieuwsbrief 'via-via' ontvangen maar wil je 'm voortaan direct zelf in je mailbox? Meld je dan hier aan en ontvang extra tips over slimmer werken!
|
|
|
|
Copyright © 2005 - 2025 Meereffect B.V., alle rechten voorbehouden. |
|
|
|
|
