Liebe Leserin, lieber Leser,

leiden Sie auch unter Arbeitstagen mit 13 Stunden und mehr? Zeit für sich selbst und Ihre Familie haben Sie kaum noch? Das können Sie nicht auf Dauer durchhalten – Sie müssen es auch nicht. Kümmern Sie sich dringend um Ihre Arbeitsorganisation und Ihr Zeitmanagement, wenn Sie 2 oder mehr der folgenden Fragen nicht eindeutig bejahen können.

1. Steht Ihr Gewinn in einem guten Verhältnis zu Ihrer Wochenarbeitszeit, sodass Sie das Gefühl haben, dass sich Ihr Einsatz auszahlt?

2. Nehmen Sie sich täglich ca. eine halbe Stunde Zeit für eine Arbeits- und Terminplanung?

3. Haben Sie einen guten Überblick darüber, was Sie an einem Arbeitstag, in einer Woche und darüber hinaus erledigen müssen?

4. Nehmen Sie sich für einen Tag nur so viel vor, dass Sie es in der Regel ohne Probleme schaffen?

5. Geraten Sie selten unter Termindruck, und sind Abend- oder gar Nachtschichten der Ausnahmefall?

6. Werden Sie bei der Abarbeitung von Kundenaufträgen nicht oder nur selten gestört?

7. Prüfen Sie stets, ob es günstig ist, Teilaufträge an andere zu vergeben (z. B. durch die Gegenüberstellung der Kosten und möglichen Zusatzerlöse)?

8. Übertragen Sie fachfremde Arbeiten auf andere (Buchführungshelfer, Versicherungsmakler etc.)?

9. Fühlen Sie sich selten erschöpft und überlastet?

10. Haben Sie Berufs- und Privatleben im Kern voneinander getrennt und genug Freiräume für Privates?

Tipp 1: Arbeiten Sie nach einem Tagesplan

Sicherlich werden Sie einen Terminkalender führen. Doch darin sind meist nur die Treffen mit Kunden und Geschäftspartnern sowie Veranstaltungen vermerkt.

Was Sie an einem Tag zu tun haben, geht nicht genau genug daraus hervor. Deshalb sollten Sie sich am Vorabend oder am Morgen eines Tages einen Arbeitsplan in Form einer To-do-Liste für diesen Tag erstellen. Dafür brauchen Sie nicht mehr als 10 Minuten Zeit.

Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie erledigen wollen oder müssen. Dazu notieren Sie die Zeit, die Sie pro Aufgabe einplanen. Kennzeichnen Sie die 3 bis 5 wichtigsten Aufgaben, die Sie in jedem Fall ausführen wollen, z. B. in Rot oder mit 3 Pluszeichen. Weitere 3 bis 5 wichtige Aufgaben markieren Sie z.B. gelb oder mit 1 bis 2 Pluszeichen. Markierte Aufgaben werden Sie vorrangig angehen.

Sie können jetzt schon absehen, ob Sie genügend Zeit für die markierten Aufgaben haben werden – wenn nicht, verlagern Sie einige sofort auf einen anderen Tag, delegieren Sie sie an einen Mitarbeiter oder streichen Sie sie notfalls ganz (z. B. den Besuch einer Messe, wenn Sie anderes als viel wichtiger eingeschätzt haben).

Wichtig: Verplanen Sie stets nur 70 bis 80 % Ihrer Zeit. Bei einem 8-Stunden-Tag sind das rund 6, bei einem 10-Stunden-Tag rund 7 Stunden. Nur so haben Sie Raum, um unvorhersehbare, wichtige Dinge einzuschieben, z.B. das sofortige Bearbeiten einer Reklamation.

Wenn Sie den Zeitpuffer nicht benötigen, verbrauchen Sie ihn, um an nicht markierten Aufgaben Ihrer To-do-Liste zu arbeiten – oder schlicht für Ihre Freizeit!

Ihre To-do-Liste mit den Markierungen dient Ihnen als Leitfaden für Ihr Tagwerk. Wenn Sie eine Aufgabe abgearbeitet haben, haken Sie sie ab. Es wird immer Arbeiten auf Ihrer To-do-Liste geben, die am Ende des Tages offengeblieben sind. Das werden aber nicht die wichtigsten sein, da Sie „rote“ und „gelbe“ Aufgaben jetzt vorrangig ausführen. Setzen Sie Unerledigtes auf die Liste des nächsten Tages.

So gewinnen Sie eine einfache Möglichkeit, täglich zu prüfen, ob Sie Ihre Ziele erreichen konnten oder ob Sie sich zu viel zumuten. Ihre Arbeitspläne werden immer realistischer werden. Bleiben jedoch regelmäßig Aufgaben unerledigt, müssen Sie einen Weg finden, Ihr Pensum zu verringern (z. B. Mitarbeiter einstellen, unlukrative Aufträge ablehnen).

Tipp 2: Erkennen und beseitigen Sie Störfaktoren

Wenn Ihr Arbeitsfluss ständig unterbrochen wird, verlieren Sie jeden Tag enorm viel Zeit. Sie müssen sich mehrmals mit denselben Sachverhalten befassen und sich dabei immer wieder neu einarbeiten. Natürlich werden Sie Ihren Kunden nicht verbieten, Sie zu kontaktieren.

Aber Sie können durch eine gute Arbeitsorganisation einiges dafür tun, dass sich Ihr Arbeitsfluss beschleunigt, Sie also in derselben Zeit mehr schaffen.

Prüfen und handeln: Bernd Schleven war sich kaum bewusst, dass und vor allem wodurch er sich täglich ablenken ließ: Telefonate, Mails, weniger wichtige Anfragen von Kunden usw. Doch dann schrieb er ein paar Tage lang mit, welche Störungen er im Alltag erlebte. Daraus erstellte er sich eine Liste von Maßnahmen, mit denen er die Störungen verringert oder ausschaltet.

Tipp 3: Lassen Sie andere bestimmte Dinge für sich erledigen

Auch das gehört zum Zeitmanagement und zur Arbeitsorganisation: Es ist nicht sinnvoll, dass Sie alles allein machen. Insbesondere fachfremde Aufgaben sollten Sie delegieren: ​
 

• Selbst wenn Sie sich die grundsätzlichen Fähigkeiten für eine schwierige fachfremde Aufgabe angeeignet haben, brauchen Sie dafür länger als ein Profi, und das Risiko von Arbeitsfehlern ist größer (z. B. Steuererklärung, Werbemittelgestaltung).

 

• Einfache Routinearbeiten (z. B. Ablage, Reinigung der Büroräume) kosten Sie zu viel Zeit, die Sie besser für Ihr Kerngeschäft einsetzen.

Häufig anfallende Routineaufgaben können Sie an einen eigenen Mitarbeiter bzw. eine Aushilfe delegieren.

Ihre

Astrid Engel
Redaktion Gründer-Wissen